План-конспект урока по информатике

13. База данных (список) в Excel

1. Общие сведения и понятия о базах данных

База данных (БД)– это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. Базы данных предназначены для хранения и обработки всевозможной информации и создаются во всех областях деятельности человека, например, библиотечные каталоги, сведения о сотрудниках какого-либо учреждения, телефонные справочники и т.д. База данных, созданная на персональном компьютере, сохраняется на диске и обрабатывается средствамиСУБД.

Система управления базами данных (СУБД)– это комплекс программ и языковых средств, предназначенных для создания, ведения и использования баз данных. Системы управления базами данных на персональных компьютерах поддерживают в основномреляционную модель данных.

Реляционная модель данных– это множество таблиц-отношений (relation– отношение), к которым применимы операцииреляционной алгебры(алгебры отношений).Реляционная алгебра– это математический аппарат для выполнения действий над таблицами-отношениями, включающий операции объединения, пересечения, сложения, вычитания и другие.Реляционная база данных– это база, в которой реализована реляционная модель данных. Применение реляционной алгебры в СУБД позволяет создавать базы данных из нескольких взаимосвязанных таблиц, выполнять различные операции над ними, организовывать связи между таблицами.

Файловая модель данных – это совокупность не связанных между собой (независимых) файлов, состоящих из однотипных записей с линейной (одноуровневой) структурой. Такая модель базы данных разрабатывается для конкретной предметной области и представляется в видесписка. Примером такой модели является база данных вExcel.

База данных в Excel – этосписок, хранимый в одной таблице и представляющий собой непрерывный диапазон ячеек (строк и столбцов).

Таким образом, отличие реляционной БД от списка Excelзаключается в следующем:

в реляционной БД основным объектом действий является таблица, а в спискеExcelосновной структурной единицей являетсязапись;

в реляционной БД информация хранится и обрабатывается в нескольких взаимосвязанных таблицах, в то время как данные списка помещаются и обрабатываются в одной таблице.

2. Основные понятия базы данных (списка) в Excel

В Excelлюбая база данных представлена в виде таблицы, состоящей из одного или более столбцов. «Академическим» примером списка, с которым приходилось сталкиваться многим из вас, является библиотечная картотека.

Список (база данных)– это таблица на рабочем листе, состоящая из строк данных и организованная по принципу базы данных. Простейший списокExcelсостоит иззаписейоб объектах (аналогом записи в библиотеке является карточка, содержащая информацию о конкретной книге).

Запись – это строка базы данных, включающая совокупность полей, соответствующая логически связанным реквизитам. Каждая запись (строка) содержит информацию оботдельном объектебазы данных. Запись, в свою очередь, делится на поля. Одни и те же поля для различных записей предназначаются для данных одного типа.

Поле – это столбец таблицы, элементами которого являются однотипные данные (реквизиты). Таким образом, каждый столбец базы данных является полем. Столбцам присваиваются уникальныеимена полей, которые заносятся в первую строку списка. Эта строка называетсястрокой заголовков.

Имя поля – это уникальный заголовок поля столбца базы данных. Каждое имя поля должно помещаться вотдельной ячейке. Все имена полей должны находиться в ячейкаходной и той же строки над данными списка.

Диапазон базы данных – это диапазон ячеек, занимающий часть рабочего листа и содержащий записи базы данных. Этот диапазон ячеек включаетстроку заголовкаистроки записей.

Диапазон критериев – это область на рабочем листе, в которой задаются критерии поиска информации. Здесь должны быть указаныимена полейи отведена область (диапазон ячеек) для записиусловий отбора.

Диапазон вывода –это область рабочего листа, в которуюExcelвыводит (копирует) выбранные из списка данные. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список.

Лучше и удобнее всегда именоватьдиапазоны. Если каким-либо диапазонам на листе присваиваютсяимена(например,Критерии,База данных,Вывод), то по умолчаниюExcelсчитает их задающим некоторый список.

Основные правила создания списка

Перед построением списка продумайте, как расположить его относительной других данных на рабочем листе, относительно других списков в рабочей книге и т.п.

На отдельном рабочем листе можно создать только одну базу данных (список).

Не вставляйте в базу данных (список) пустые строки. Если пустая строка вставлена междустрокой заголовков(именами полей) иданными списка, тоExcelне определит имена полей. Пустые строкимежду записямивоспринимаютсяExcelкакконец базы данных.

При вводе данных любого типа (текст, число и т.д.) не допускайте пробелов ни в начале, ни в любой другой позиции вводимых данных.

Над списком всегда располагайте строку заголовков с уникальным именем для каждого поля и вводите ее в ячейки только одной(первой) строки базы данных. Имена, занимающие несколько строк, не распознаютсяExcel.

Имена полей должны удовлетворять следующим требованиям:

- их длина не должна превышать 255 символов;

- в качестве имен полей используются только названия непосредственно над данными;

- для правильной работы фильтра, имена полей должны быть уникальными, т.е. не должны совпадать друг с другом;

- имена полей должны отличаться от других данных списка форматом символов, размером или начертанием (полужирным, курсивом и т.д.);

- в качестве имен полей нельзя использовать даты, формулы или пустые ячейки.

Полезно располагать базу данных (список) так, чтобы слева и справабыл хотя бы одинпустой столбец, асверху (над заголовками) и снизу–пустая строка. В этом случае, по одной выделенной ячейкеExcelможет автоматически определить весь список.

Необходимо предусмотреть на рабочем листе достаточное пространство для расширения списка, т.е. возможности ввода новых записей, полей и элементов базы данных, т.к. в противном случае Excelне позволит сделать это.

Теоретически размер базы данных в Excelограничен размерами рабочего листа (65536 строк и 256 столбцов), но практическиExcelне обработает такой объем информации. В этом случае воспользуйтесь средствами других программ, например,MSAccess.

Основные правила подготовки информации для создания базы данных

Для решения конкретных задач список Excelпредставляет собой удобную и эффективную форму работы с данными. Пользователь может создать вExcelбазу данных, отвечающую его интересам, и организовать профессиональную работу со своей информацией. Но прежде чем вводить информацию в компьютер, необходимо хорошо продумать и спланировать будущую базу данных, соблюдая следующие правила.

- Обдумайте содержание вашей базы данных, ее назначение, название, размеры, расположение на рабочем листе.

- Определите содержание и все необходимые элементы (реквизиты) записей, для того чтобы запись наиболее полно отражала содержание БД.

- Определите, число полей, количество записей в БД, ширину поля для каждого элемента записи.

- Имена полей должны быть точными, короткими и понятными. Для удобства использования БД определите, в каком порядке должны располагаться имена полей в строке заголовков.